Как ответить голосовым сообщением и никого не обидеть и почему лучше написать перед звонком

Голосовые сообщения, они же «войсы», заработали дурную славу, но если разобраться, то звонок — еще большее вмешательство в личное пространство. Стоит ли звонить без предупреждения, в каких случаях уместны стикеры и эмодзи и почему длинное сообщение лучше, чем десять коротких? Рассказываем, что можно и чего нельзя делать при общении в мессенджерах.

Фото: pexels.com

Узнайте о формате общения заранее

Хорошая новость: строгого цифрового этикета пока нет. Поэтому с каждым человеком можно вывести свои правила.

Начиная переписку, уточните у собеседника, как к нему лучше обращаться, допустимо ли отправлять ему голосовые или звонить без предупреждения. Такой подход облегчит общение не только с коллегами, но и с любыми людьми, с которыми вы планируете продолжить контакт.

Разумеется, даже получив согласие, не нужно забрасывать человека войсами или звонить в нерабочее время. Используйте это только в ситуациях, требующих срочного решения. Помните, что любое сообщение должно быть в первую очередь удобно для получателя, а не отправителя.

Фото: pexels.com

Напишите, прежде чем позвонить

Собеседник прослушает ваше голосовое в удобное для него время, но на звонок нужно отвечать здесь и сейчас. Чтобы не нарушать чужие границы, сначала уточните в сообщении, можно позвонить или нет. Если речь идет о незнакомых или малознакомых людях, сразу обозначьте тему звонка и примерное время, которое он может занять.

Друзья и родственники тоже не обидятся, если вы предварительно спросите, есть ли у них время поболтать или обсудить ту или иную тему. Сообщение перед звонком делает разговор комфортным для всех: один человек точно не отвлекается от дел, а другой знает, что его внимательно слушают, а не поддерживают телефон плечом, убирая квартиру или надевая ботинки.

Фото: pexels.com

Не стесняйтесь отказываться от разговора

Не нужно думать, что правила работают только в одну сторону. Вы точно так же вправе вежливо сказать, что вам сейчас неудобно говорить или слушать голосовое сообщение, и обозначить комфортные условия общения.

Одно сообщение — одна мысль

Даже в дружеской переписке разбивка одного сообщения на несколько отвлекает собеседника и мешает восприятию. А в рабочих чатах в ней теряется вся важная информация.

Каждое сообщение должно содержать законченную мысль. Например: «Привет. Я работаю до семи, давай в восемь встретимся у метро». Длинный деловой текст удобно сначала написать в заметках, перечитать, при необходимости внести правки и только потом отправлять в мессенджер.

Особенно важно сразу переходить к главному в переписке с новыми контактами. Не делайте паузу после приветствия и напишите, кто вы и какая цель у вашего обращения. Это будет вежливо по отношению к собеседнику и увеличит шансы вашего сообщения быть прочитанным, а не потерявшимся в ленте мессенджера.

Фото: freepik.com

Усмирите свой Т9

Автозамена с легкостью превратит нейтральное сообщение в угрозу, поэтому всегда проверяйте текст перед отправкой. И не поленитесь удалить или заменить фразу в словаре Т9, если заметили регулярную «правку».

Фото: unsplash.com

Откажитесь от эмодзи, но не совсем

Смайлики, скобочки и капслок недопустимы в деловой переписке. Ни в качестве замены слов, ни для выражения эмоций. Формулируйте мысль так, чтобы она была понятна и без поясняющих эмодзи и прописных букв, а если не получается — тренируйтесь в заметках.

Однако в более нейтральной беседе одна скобочка или смайлик могут быстро придать неоднозначной фразе нужный смысл и посыл. Главное — убедитесь, что и вы, и ваш собеседник одинаково интерпретируете те или иные картинки.

То же самое и с голосовыми сообщениями: в неформальной переписке ими намного удобнее выражать эмоции, чем пытаться описывать словами.

Фото: pexels.com

Конкретизируйте запрос и пишите тему сообщения

Пишите тему сообщения везде, где есть соответствующая графа, — в электронной почте, соцсетях. Это облегчит не только деловую, но и дружескую переписку. Сообщение с темой «Встреча выпуска в июле» от человека, с которым вы обмениваетесь только стикерами по праздникам, будет прочитано с большей вероятностью, чем безымянное.

В рабочей переписке старайтесь конкретизировать любой запрос. Например, при отправлении нескольких сканов документов написать что-то вроде «Посмотрите, пожалуйста» может быть недостаточно. Уточните конкретное действие, которое должен совершить человек: проверить паспортные данные, орфографию или что-то другое.

Фото: freepik.com

Пишите важную информацию текстом

Отослать скриншот с паролями или записать голосовое с информацией о предстоящей встрече, конечно, быстрее и удобнее, чем печатать. Но поставьте себя на место человека, которому придется забивать тот же пароль из восьми разнокалиберных символов вместо того, чтобы скопировать его из сообщения. Или представьте, что нужно переслушать трехминутное голосовое, чтобы вспомнить, где и во сколько вы встречаетесь с подругой.

Фото: pexels.com

Отвечайте сразу, и не только по работе

За исключением случаев, когда писать действительно неудобно, быстрый ответ — полезный навык. Деловые вопросы могут потерять актуальность уже через несколько часов, а менее важные сообщения, на которые вы не ответили сразу, быстро опускаются в ленте и теряются. Чтобы не стать другом, который рассказывает о своих новостях через месяц после вопроса, не поленитесь написать хотя бы пару слов, чтобы чат остался на виду. А в рабочей переписке всегда сообщайте, когда сможете вернуться к начатой беседе.

Иногда имеет смысл изменить настройки мессенджера, скрыв статус «В сети» и флажки об открытии сообщения. Но учитывайте, что это осложнит общение по работе.