Четыре мифа о многозадачности: можно ли сделать всё без потери продуктивности

В последние десятилетия многозадачность стала базовым требованием к сотрудникам и даже мерилом успешности. Однако плата за галочки в списке выполненных дел может оказаться слишком высокой. Рассказываем, что представляет собой многозадачность на самом деле и почему ее достоинства преувеличены.

Миф № 1. Многозадачность — это способность выполнять несколько дел сразу

Термином «многозадачность» мы обязаны компьютерам. С появлением многоядерных процессоров их возможности расширились, вот только человеческий мозг работает по-другому. В отличие от компьютера, он не способен проводить параллельные вычисления и решает задачи либо последовательно, либо постоянно переключая внимание с одного дела на другое.

Истинная многозадачность — это миф. Предположим, что человек одновременно работает над отчетом, просматривает почту, отвечает на звонок и на сообщение в мессенджере. Кажется, что он выполняет сразу четыре задачи, однако его мозг прыгает от одной к другой: несколько строчек для отчета, несколько слов в переписке и так далее. В результате отчет пишется медленно, а смысл разговора доходит урывками.

Наиболее близок к работе многоядерного процессора режим фоновой многозадачности, когда одно из дел совершается на автоматизме и не требует активного участия мозга. Например, можно есть и читать или заниматься спортом и слушать подкаст. Однако любое новое упражнение отвлечет вас от подкаста, а увлекательная книга не даст оценить вкус и качество еды. Да и работодатель ждет от многозадачного сотрудника явно не навыков совмещения еды и работы.

Миф № 2. Режим многозадачности доступен всем

Возможность быстрого переключения между задачами зависит от гибкости внимания, кратковременной памяти и чувствительности к раздражителям. Иными словами, этим навыком обладают далеко не все. Некоторые исследователи называют обнадеживающую цифру в 25% процентов населения, а эксперимент американских психологов из университета Юты показывает, что к мультизадачникам относится не более 2,5% людей.

Британские нейробиологи установили, что у людей, одновременно использующих большое количество медиаустройств, менее плотное серое вещество в участках коры, которые отвечают за когнитивные функции и контроль эмоций. Связь этого факта с многозадачностью может быть как прямой, так и обратной: возможно, к изменению структуры мозга привела чрезмерная рабочая нагрузка, а возможно, именно специфика строения коры обеспечивает предрасположенность к многозадачности.

Отчасти навык быстрого переключения можно прокачать, однако платой за него может стать выгорание и потеря производительности.

Миф № 3. Многозадачность увеличивает продуктивность

Кажется, что переключение с одного дела на другое помогает избежать скучной рутины и держит мозг в тонусе. Это действительно так, если речь идет о последовательно выполняемых задачах или банальной разрядке: поработали — отдохнули — снова принялись за дело. Однако быстрые переключения в попытках объять необъятное значительно снижают эффективность работы.

Выполнение любой задачи состоит из трех фаз: переключения, необходимого для завершения предыдущего дела и подготовки к актуальному, погружения, во время которого нужно вспомнить контекст и активировать нужный отдел мозга, и самой работы. Чем больше задач у человека в одну единицу времени и за день в целом, тем больше у него непродуктивных переключений и погружений. По мнению Американской ассоциации психологов, при мультизадачности на это может уходить до 40% рабочего времени.

Еще один минус многозадачности — это дофаминовая зависимость. Галочка в списке выполненных дел приводит к выбросу гормона дофамина, отвечающего за поощрение и удовлетворение. Мозг хочет получать его как можно чаще, поэтому стремится взвалить на себя больше задач, даже если их решение окажется малоэффективным. Иными словами, будет поощрять человека даже за ошибки и невнимательность.

Миф № 4. От многозадачности нужно избавляться

Одновременное выполнение нескольких дел увеличивает вероятность ошибок и замедляет работу. Очевидно, пункты выдачи товаров на маркетплейсах работали бы намного эффективнее, если бы вместо одного сотрудника на всех позициях там трудилось пять. Однако посмотрим правде в глаза: правила всегда диктует рынок. Поэтому эйчары по-прежнему ждут от соискателей многозадачности, а некоторые позиции и сферы в принципе невозможны без навыков быстрого переключения. Например, руководители, предприниматели, фрилансеры — типичные многозадачники. В их случае сократить количество дел и целей не получится, но снизить фоновую нагрузку и упорядочить план действий вполне реально.

Как выжить в режиме многозадачности без снижения работоспособности

Уберите лишние раздражители

Для мозга нет разницы, скроллите вы ленту по работе или ради развлечения. Он в любом случае будет переключаться на прием и обработку новых данных, отвлекаясь от основных задач. Для эффективной работы снизьте до минимума внешние раздражители и лишние каналы информации: уединитесь, выключите музыку, отключите уведомления и не открывайте браузер, если это возможно. Это сведет к минимуму пассивные переключения.

Составьте расписание

Планирование помогает не только не упустить из вида важные задачи, но и выстроить коммуникацию с окружающими. Выделите время, когда будете погружены исключительно в работу, когда сможете отвечать на звонки благодаря низкой загруженности или участвовать в брейншторме с коллегами. Донесите свое расписание до других сотрудников, клиентов и домашних — так вас будут меньше беспокоить в пиковые часы загрузки.

Выделяйте приоритетные задачи

Расстановка приоритетов позволяет сконцентрироваться на наиболее важных делах. Помните про дофаминовую зависимость и неизбирательность мозга: он одинаково обрадуется и записи в поликлинику, и подготовленному отчету. Объединяя все задачи в один план, вы рискуете получить ложное удовлетворение и низкую продуктивность: галочек много, мозг уверен, что большинство целей выполнено, в то время как самые сложные дела могут остаться незавершенными.

Группируйте схожие задачи

Меньше переключений — выше эффективность. Объединяйте задачи по типу, времени выполнения, уровню сложности или месту. Например, можно прослушать голосовые сообщения по работе во время пробежки (это легкие задачи, не требующие особых действий), подготовить письмо — сразу после проверки отчета (похожие задачи, обе выполняются за компьютером), а снять деньги — в том же магазине, где будете совершать покупки

Отдыхайте

Даже пять свободных минут между делами помогают разгрузить мозг и сбросить напряжение. Главное, чтобы в эти минуты мозг был свободен от переключений: вместо поиска мемов в соцсетях лучше посидеть с закрытыми глазами, помедитировать или выйти на свежий воздух. А выходные посвятите одной задаче — отдыху.