2170 прочитали
1

Всё идёт по плану: десять методов планирования, которые помогают успевать больше за те же 24 часа

Большинство людей интуитивно стремится к структурированию жизни. Планирование помогает высвободить больше времени на удовольствия, быстрее достичь профессиональных целей, снять тревожность. Сколько раз вы зарекались начать планировать день, но не получалось? Скорее всего, вы просто не нашли свою систему. Давайте сделаем это вместе.

01.jpg

Фото: pexels.com

Как планировать день: популярные подходы

В основе всех методов планирования лежит обычный список дел. Начните именно с него, а потом выберите самый удобный для себя подход.

Метод Айви Ли. Это тот же список задач, но в жесткой последовательности: от сложного и важного — к простому. Смысл в том, что нельзя выбирать задачи дня по своему усмотрению, нужно двигаться четко по пунктам.

Подходит, если все запланированные задачи обязательны к выполнению. Не подходит, если нужно включать в такой довольно негибкий график встречи и срочно возникающие по ходу дня дела.
02.jpg

Фото: pexels.com

Метод 4 + 6. На день планируются четыре самые важные задачи и шесть таких, которые сделать желательно, но можно и перенести. Метод похож на вышеописанный, но психологически более комфортен, так как вы «легально» можете переносить дела из второго списка.

Подходит для новичков в планировании. Не подходит тем, кто привык разбивать дела на множество мелких подзадач.
04.jpg

Фото: pexels.com

Матрица Эйзенхауэра. Классика тайм-менеджмента. Все дела разделяются на четыре группы: «важные и срочные», «важные, но несрочные», «неважные, но срочные», «неважные и несрочные». Метод вызывает несколько вопросов: зачем вообще нужна четвертая группа, если руки до нее так и не дойдут, и как определить, что более важное и срочное — запись к стоматологу или отчет для начальника?

Подходит, если нужно проанализировать приоритеты и понять, какие дела вы переоцениваете, а какие склонны откладывать. Не подходит, если у вас мало времени на планирование.  
03.jpg

Фото: pexels.com

Список с ограничением по времени. Дела распределяются строго по очередности выполнения, на каждое дело отводится определенное количество минут + 15 на форс-мажор. Оптимальный и удобный способ организовывать день, если человек дружит с дисциплиной. Из минусов — требует более детальной проработки с вечера и адекватного понимания, сколько времени нужно на выполнение одной задачи. Тут можно перестраховаться, отведя период в течение дня на форс-мажор — это позволит выполнить срочно возникшие дела.

Подходит, если вы хорошо чувствуете время. Не подходит для тревожных и медлительных людей, а также тех, в ком еще сильно внутреннее сопротивление к планированию.
05.jpg

Фото: pexels.com

Список по группам дел. Важное — срочное — отдых. И так по кругу. Например: написать отчет — договориться о встречах на завтра — выпить кофе. Или: просчитать смету проекта — ответить на письма в почте — сходить на тренировку. Этот способ хорош, если у человека в течение дня часто возникают срочные поручения.

Не подходит тем, кто привык погружаться в процесс. Подходит, если вам сложно заниматься долго чем-то однообразным.
06.jpg

Фото: pexels.com

Расписание для суперменов. Еще один неплохой способ планировать свое время. Задания распределяются по группам с учетом того, чтобы часть из них делать параллельно или пока возникает заминка с реализацией другой задачи. Например: пока еду домой, слушаю аудиокнигу на английском; пока жду заказ в кафе, договариваюсь о встречах. Такой метод действительно позволяет многое успеть, но тяжело жить в таком ритме постоянно.

Подходит только тем, кто искренне любит многозадачность. Не подходит тревожным людям.
08.jpg

Фото: pexels.com

Метод трех. В дне выделяются только три задачи по следующему принципу: одна — самая неприятная, одна — самая приятная и одна — важное текущее дело. Начинайте всегда с самой неприятной! Для кого-то это могут быть «холодные звонки», для кого-то — подготовка презентаций. Честно ответьте себе, ради откладывания какого дела вы уже перемыли весь дом, приготовили еду на два дня и отутюжили все белье? Вот с него и начинайте, пересильте себя. Приятные занятия тоже обязательны! Это может быть прогулка в парке, чтение книги, просмотр любимого сериала — в общем, любое занятие, ожидание которого будет вас поддерживать, пока вы занимаетесь другими делами.

Подходит тем, кто забывает включать в план отдых и с трудом настраивается на нелюбимые дела. Не подходит, если дел в течение дня слишком много.
09.jpg

Фото: pexels.com

Две колонки. В первую записывайте дела, приуроченные ко времени, во вторую — те, которые можно сделать в течение дня, но неважно во сколько. Например, в первую попадает встреча с клиентом, маникюр, онлайн-переговоры. Во вторую — покупка продуктов, звонки, подготовка отчетов. В таком случае дела из второго списка вы сделаете в перерывах между встречами.

Метод подходит тем, у кого встречи в течение дня идут не друг за другом. Важно контролировать, чтобы перерывы не пустовали из-за вашей прокрастинации, а дела из второго списка скопом не отодвигались на поздний вечер или даже ночь. Не подходит, если вы склонны откладывать все на последний момент.
10.jpg

Фото: pexels.com

Метод Pomodoro. Для выполнения каждой задачи из списка устанавливается таймер на 25 минут, затем идет пятиминутный перерыв на отдых. Это позволит достаточно эффективно решать задачи, которые делать не очень хочется или для выполнения которых нужно сосредоточиться. Получасовой перерыв после четырех циклов по 30 минут обязателен!

Метод хорош в двух случаях: если у вас в течение дня много мелких задач, разбить которые удобно на 25-минутки, или же, наоборот, если вам нужно сделать одну большую работу. Так вы сможете хоть чуть-чуть передохнуть, не сбиться с пути (то есть не отвлекаться на соцсети) и разбить сложную задачу на кусочки. Метод также можно совмещать и с другими: например, с «Айви Ли» или «4 + 6». Из минусов — в эту технику сложно вписать встречи и иные задачи, связанные с общением.

Подходит тем, кому сложно начать выполнять задания из списка. Не подходит, если ваша работа сильно зависит от других людей.
07.jpg

Фото: pexels.com

Метод «утро — день — вечер». Подходит тем, у кого неожиданности и сбои в графике происходят в определенный период суток. Чаще всего такое случается днем. Тогда на утро, например, оставляйте важное дело (после которого можно гулять смело), тренировку, звонки. Далее сделайте блок задач «день» в надежде, что все пойдет по плану. Да — молодцы, нет — переносите на другой день, но вечерние дела выполните по расписанию. Фокус в том, чтобы сделать сутки более сбалансированными и чтобы одно невыполненное дело не тянуло за собой сбой остальных планов.

11.jpg

Фото: pexels.com

Где планировать: пять вариантов фиксации задач

  1. Тетрадь или ежедневник. Старый добрый метод — подходит тем, кто получает удовольствие от самого процесса написания списков.
  2. Планеры. Продвинутая модель ежедневника, которая позволяет совместить канбан в миниатюре, список дел, встреч и покупок, планирование бюджета и так далее.
  3. Канбан. Доска, на которой расписаны задачи или наклеены стикеры с заданиями. Отличный наглядный способ планировать дела, но удобен он, только если вы всегда работаете в одной локации.
  4. Электронные таблицы. Excel, «Google Таблицы».
  5. Электронные планировщики. Многое делают автоматически: помогают расставлять задачи по приоритетам, напоминают о начале и завершении дела, синхронизируются с гаджетами и многое другое. Планировщики можно скачать и бесплатно. Попробуйте Google Tasks, Week, Do!, SingularityApp, Todoist, «ЛидерТаск», «Хаос-контроль».
12.jpg

Фото: pexels.com

Что крадёт ваше время

Так называемые хронофаги — вот они, враги четкого планирования. К ним относятся соцсети, бесполезные ролики на YouTube, телефонные звонки друзей-фрилансеров, у которых в их графике перерыв, нелепые задания руководства, пробки, даже наши питомцы. Ведь мимо котика пройти никак нельзя!

Если ваша работа связана с интернетом, сложно не отвлекаться на бесконечные чаты, особенно если там бывают срочные поручения от руководителя. Важно научиться правильно планировать: оставляйте себе пять минут в начале каждого часа на просмотр сообщений, выписывайте поручения в список на день и возвращайтесь к задаче, которую выполняли.

13.jpg

Фото: freepik.com

Котов, соцсети и все остальное оставляйте на перерыв или «свободное время». Держите себя в руках, и вам воздастся лишней парой-тройкой свободных часов в день!

Пока вы придерживаетесь графика, проходит ваша жизнь. Поэтому важно позаботиться и о том, чтобы в каждом дне были задачи, которые вас радуют, даже если это «поспать до 12 в субботу» или «все воскресенье смотреть сериал и есть пиццу в кровати». В этом случае вы все равно почувствуете себя продуктивным и успешным, ведь у вас все будет идти по вашему плану.

Милана Гусева
28.05.2023 15:11:45
Современный человек понимает под словом «успевать» бег, скорость, постоянную спешку. А знаете ли вы, что слова «успевать» и «успех» имеют единые корни? Оба эти слова произошли от глагола «спеть», который имел 4 значения: спешно двигаться, запасать, помогать, развиваться. Эти значения хорошо отражают важные смыслы нашей жизни:<br /><br />    Спешно двигаться значит, расходовать время на занятие спортом, а, следовательно, заряжаться энергией, хорошим настроением, здоровьем. Все это очень экономит наше время, ведь мы не тратим его на болезни и плохое самочувствие, а внутренняя наполненность способствует развитию внутренней мотивации.<br />    Запасать значит, расходовать время на сон, отдых. Перерабатывая и не высыпаяясь, люди не достигают большего, а перенапрягаются и выгорают.<br />    Помогать значит, делиться своим опытом, знаниями, силами с другими людьми. Но как это помогает оптимизации времени? Создавая теплые связи в семье и с другими близкими людьми, мы защищаем себя от стресса и страхов, а также обеспечиваем постоянный уровень удовлетворенности жизнью. Обмен знаниями с другими компетентными людьми обеспечивает синергетический эффект, то есть при приложении тех же усилий результат становится намного лучше.<br />    Развиваться значит, вкладывать в будущее, так как при постоянной тренировке мозга увеличивается скорость реакции, внимательность, гибкость мышления, увеличивается скорость обучения. Развиваться, не выделяя на это специального времени, помогает нейробика. Вы выполняете обычные для себя действия, но с небольшим изменением. Например, чистите зубы другой рукой, идете другим маршрутом или одеваетесь с закрытыми глазами.<br /><br />Часто универсальные советы людьми не воспринимаются, ведь у каждого человека свои цели, свои возможности, свои желания. Поэтому сделайте хронометраж своего времени в течение нескольких дней и проанализируйте, на что утекает именно ваше время. Современные технологии управления временем предполагают использование мобильных приложений и гаджетов, и это тоже нужно использовать.
сейчас в тренде
Читатели говорят