Всё идёт по плану: десять методов планирования, которые помогают успевать больше за те же 24 часа
Большинство людей интуитивно стремится к структурированию жизни. Планирование помогает высвободить больше времени на удовольствия, быстрее достичь профессиональных целей, снять тревожность. Сколько раз вы зарекались начать планировать день, но не получалось? Скорее всего, вы просто не нашли свою систему. Давайте сделаем это вместе.

Фото: pexels.com
Как планировать день: популярные подходы
В основе всех методов планирования лежит обычный список дел. Начните именно с него, а потом выберите самый удобный для себя подход.
Метод Айви Ли. Это тот же список задач, но в жесткой последовательности: от сложного и важного — к простому. Смысл в том, что нельзя выбирать задачи дня по своему усмотрению, нужно двигаться четко по пунктам.

Фото: pexels.com
Метод 4 + 6. На день планируются четыре самые важные задачи и шесть таких, которые сделать желательно, но можно и перенести. Метод похож на вышеописанный, но психологически более комфортен, так как вы «легально» можете переносить дела из второго списка.

Фото: pexels.com
Матрица Эйзенхауэра. Классика тайм-менеджмента. Все дела разделяются на четыре группы: «важные и срочные», «важные, но несрочные», «неважные, но срочные», «неважные и несрочные». Метод вызывает несколько вопросов: зачем вообще нужна четвертая группа, если руки до нее так и не дойдут, и как определить, что более важное и срочное — запись к стоматологу или отчет для начальника?

Фото: pexels.com
Список с ограничением по времени. Дела распределяются строго по очередности выполнения, на каждое дело отводится определенное количество минут + 15 на форс-мажор. Оптимальный и удобный способ организовывать день, если человек дружит с дисциплиной. Из минусов — требует более детальной проработки с вечера и адекватного понимания, сколько времени нужно на выполнение одной задачи. Тут можно перестраховаться, отведя период в течение дня на форс-мажор — это позволит выполнить срочно возникшие дела.

Фото: pexels.com
Список по группам дел. Важное — срочное — отдых. И так по кругу. Например: написать отчет — договориться о встречах на завтра — выпить кофе. Или: просчитать смету проекта — ответить на письма в почте — сходить на тренировку. Этот способ хорош, если у человека в течение дня часто возникают срочные поручения.

Фото: pexels.com
Расписание для суперменов. Еще один неплохой способ планировать свое время. Задания распределяются по группам с учетом того, чтобы часть из них делать параллельно или пока возникает заминка с реализацией другой задачи. Например: пока еду домой, слушаю аудиокнигу на английском; пока жду заказ в кафе, договариваюсь о встречах. Такой метод действительно позволяет многое успеть, но тяжело жить в таком ритме постоянно.

Фото: pexels.com
Метод трех. В дне выделяются только три задачи по следующему принципу: одна — самая неприятная, одна — самая приятная и одна — важное текущее дело. Начинайте всегда с самой неприятной! Для кого-то это могут быть «холодные звонки», для кого-то — подготовка презентаций. Честно ответьте себе, ради откладывания какого дела вы уже перемыли весь дом, приготовили еду на два дня и отутюжили все белье? Вот с него и начинайте, пересильте себя. Приятные занятия тоже обязательны! Это может быть прогулка в парке, чтение книги, просмотр любимого сериала — в общем, любое занятие, ожидание которого будет вас поддерживать, пока вы занимаетесь другими делами.

Фото: pexels.com
Две колонки. В первую записывайте дела, приуроченные ко времени, во вторую — те, которые можно сделать в течение дня, но неважно во сколько. Например, в первую попадает встреча с клиентом, маникюр, онлайн-переговоры. Во вторую — покупка продуктов, звонки, подготовка отчетов. В таком случае дела из второго списка вы сделаете в перерывах между встречами.

Фото: pexels.com
Метод Pomodoro. Для выполнения каждой задачи из списка устанавливается таймер на 25 минут, затем идет пятиминутный перерыв на отдых. Это позволит достаточно эффективно решать задачи, которые делать не очень хочется или для выполнения которых нужно сосредоточиться. Получасовой перерыв после четырех циклов по 30 минут обязателен!
Метод хорош в двух случаях: если у вас в течение дня много мелких задач, разбить которые удобно на 25-минутки, или же, наоборот, если вам нужно сделать одну большую работу. Так вы сможете хоть чуть-чуть передохнуть, не сбиться с пути (то есть не отвлекаться на соцсети) и разбить сложную задачу на кусочки. Метод также можно совмещать и с другими: например, с «Айви Ли» или «4 + 6». Из минусов — в эту технику сложно вписать встречи и иные задачи, связанные с общением.

Фото: pexels.com
Метод «утро — день — вечер». Подходит тем, у кого неожиданности и сбои в графике происходят в определенный период суток. Чаще всего такое случается днем. Тогда на утро, например, оставляйте важное дело (после которого можно гулять смело), тренировку, звонки. Далее сделайте блок задач «день» в надежде, что все пойдет по плану. Да — молодцы, нет — переносите на другой день, но вечерние дела выполните по расписанию. Фокус в том, чтобы сделать сутки более сбалансированными и чтобы одно невыполненное дело не тянуло за собой сбой остальных планов.

Фото: pexels.com
Где планировать: пять вариантов фиксации задач
- Тетрадь или ежедневник. Старый добрый метод — подходит тем, кто получает удовольствие от самого процесса написания списков.
- Планеры. Продвинутая модель ежедневника, которая позволяет совместить канбан в миниатюре, список дел, встреч и покупок, планирование бюджета и так далее.
- Канбан. Доска, на которой расписаны задачи или наклеены стикеры с заданиями. Отличный наглядный способ планировать дела, но удобен он, только если вы всегда работаете в одной локации.
- Электронные таблицы. Excel, «Google Таблицы».
- Электронные планировщики. Многое делают автоматически: помогают расставлять задачи по приоритетам, напоминают о начале и завершении дела, синхронизируются с гаджетами и многое другое. Планировщики можно скачать и бесплатно. Попробуйте Google Tasks, Week, Do!, SingularityApp, Todoist, «ЛидерТаск», «Хаос-контроль».

Фото: pexels.com
Что крадёт ваше время
Так называемые хронофаги — вот они, враги четкого планирования. К ним относятся соцсети, бесполезные ролики на YouTube, телефонные звонки друзей-фрилансеров, у которых в их графике перерыв, нелепые задания руководства, пробки, даже наши питомцы. Ведь мимо котика пройти никак нельзя!
Если ваша работа связана с интернетом, сложно не отвлекаться на бесконечные чаты, особенно если там бывают срочные поручения от руководителя. Важно научиться правильно планировать: оставляйте себе пять минут в начале каждого часа на просмотр сообщений, выписывайте поручения в список на день и возвращайтесь к задаче, которую выполняли.

Фото: freepik.com
Котов, соцсети и все остальное оставляйте на перерыв или «свободное время». Держите себя в руках, и вам воздастся лишней парой-тройкой свободных часов в день!
